新オフィス開設までの流れと、ご契約時に必要なものなどをご確認ください。
Step1
移転計画
１．オフィス移転理由の確認
事務所面積の拡大や縮小、立地のグレードアップやコストの削減などお客様ご自身の移転理由を再度確認しましょう。
これだけは譲れない絶対条件は何か、その次に来る希望条件は何かなど明確化されていると、これからのオフィス選びがよりスムーズになります。
２．現在のオフィスの契約内容確認
解約予告
一般的な解約予告期間は6ヶ月（あるいは3ヶ月）前というものが多く、そのほとんどが、ビルオーナーまたは管理会社などへ書面にて通告するように義務付けられています。
まずは、現在のオフィスの契約が何か月前の解約予告なのかを確認しましょう。
もし、予告期間に満たず途中解約（即時解約）をする場合は、予告期間までの賃料を支払わなくてはなりません。
この場合は「賃料だけなのか」または「共益費も必要なのか」といった点も注意してください。
原状回復
契約終了に伴い、現在入居中の室内を借りたときの状態に復さなければならない「原状回復」義務が発生します。原状回復にあたっては「自然損耗・汚損」などを含め、契約により原状回復の定義が異なりますので、契約書の内容をご確認ください。
３．保証金・敷金の返却
契約によって異なりますが、一般的にはオフィスの明け渡し及び原状回復・諸費用の清算が完了してから、約1〜3ヶ月後に返金されます。
４．新しいオフィスの移転時期と条件の設定
最初に解約予告期間から逆算して移転希望日を決めて置きましょう。
いきなり細かいスケジュールを組むのは難しく、最初は移転希望日を元に大まかな予定を組みましょう。
移転希望日が決まればオフィスの場所、広さ、賃料などの条件について、ご検討ください。
目安として、オフィスの広さは社員1人につき2.5坪程度ですが、事業拡大や社員増加を見越して、広めに計画する方もおられます。
また、保証金と賃料も重要なポイントです。場所によって坪単価が大きく変わってきますので、お気軽にお問い合わせください。
Step2
オフィス選び
１．オフィスリンクへ依頼
弊社は、大阪市内全域（北区・中央区・西区・浪速区・淀川区・他）は勿論のこと、神戸、京都おいて25,000件以上の物件を取り扱っております。
物件情報がどれだけ多くてもお客さまに対する「提案力」・オーナー様に対する「交渉力」がなければ「宝の持ち腐れ」となりますが、どれをとっても必ずお客様にご満足頂けるものと自負しております。一度お気軽にお問合せください。
２．オフィスの下見・内見
ご提案さていただいた物件の中より平面図や外観写真などの資料を元に絞込みを行い、よりお客様のご希望に沿ったオフィスの内見にご案内いたします。オフィスビルには様々なタイプがあります。迷ったり混乱しないようにまた内見したオフィスの状況をしっかりと把握するためにも、下記のポイントは必ずチェックをしておきましょう。
実質有効面積
契約面積には専用面積のみの場合と、専用面積にトイレや給湯部分などの共用面積の一部を含む場合があります。
そのオフィスが実際に使用できる有効面積はどれくらいかを確認します。
図面と実際に現場を見た違いを自分で確かめてみることが大切です。
空調システム
ビルの空調システムには各部屋でコントロールできる「個別空調」とビル全体で集中管理を行う「セントラル空調」などがあります。
最近ではサーバールームの設置など24時間空調を要するお客様も増えております。
空調のシステムにより使い勝手や空調費用も変わりますので事前に確認することが必要です。
ビル使用時間
最近では少なくなりましたが使用時間に制限があるビルもあります。お客様の業態により夜間・休日に使用する必要がある場合は確認が必要です。
３．申し込み
物件が決まりましたら、入居申込書をビルオーナー又は、管理会社に提出します。
提出された入居申込書に基いて条件交渉並びに信用調査を行い、1週間前後でお客様に可否の返答を致します。
この時点では契約書の詳細までは検討いたしませんので、その後不都合が生じる場合もございます。
その際は、仲介業者である当社が契約条件の交渉などについて再度調整を行います。
そのうえでご納得のいく結果が得られなければ、この時点で契約を取りやめることもできます。
Step3
契約の準備・契約
１．契約に必要なもの
入居申し込みにてオーナー・お客様の双方に問題がなければ契約に進みます。契約の際には、以下のものが必要になります。
- 謄本（履歴事項全部証明書）
- 印鑑証明
- 保証人 住民票・印鑑証明書
- 保証金（敷金）
- 前払い賃料＋共益費
- 仲介手数料
２．重要事項説明
宅建業法に基づき弊社からお客様への契約に関する重要事項の説明を受けていただきます。
３．正式契約
保証金（敷金）、賃料、共益費、諸費用などを支払い「賃貸借契約」を締結します。
入居日までに期間がある場合は、物件を押さえるために「予約契約を交わす」「手付金を入れる」などの手段もあります。手付金は保証金（敷金）の2割程度が一般的といえます。
Step4
オフィスレイアウト
オフィスレイアウトを考える
先の予定を確認しながらオフィス内のレイアウトを考えましょう。
特にＩＴ関連機器の移転には注意を払わなければいけません。
社内ＬＡＮやネットワークの構築や配線の設置の都合でレイアウトに制限が発生することもあります。
レイアウト業者と念入りに打ち合わせをして頂くことをお勧めします。
Step5
移転手続き
１．関係各庁への届け出
契約が無事終了した後に関係各庁へ各種届け出を行います。
詳細につきましては、お気軽にお問い合わせください。
関係各庁一覧
- ・法務局
- ・社会保険事務所
- ・税務署
- ・都道府県税事務所
- ・公共職業安定所
- ・労働基準監督署
- ・消防署
- ・郵便局
- ・NTT 他
Step6
新オフィス開設
新オフィスへのお引越し
新規開設であっても、意外に面倒なのがお引越しです。
ご自身で行う場合と、引越し業者に依頼する場合がありますが、いずれの場合も日程的に余裕をもって計画を立てる必要があります。
またオフィスビルの場合、引越し日に制約を受ける場合（一般的には土曜、日曜）がありすまのでこの点については注意が必要です。
